Comment gérer les notes de frais ?

Outre le fait de disposer d’une stratégie marketing efficace, un autre facteur de réussite pour une entreprise est la mise en place de structures de gestion tout aussi performantes. Et en matière de gestion, impossible de contourner la lourde tâche administrative que représentent les notes de frais.

Ces dernières devant répondre à des conditions complexes et contraignantes, leur traitement constitue souvent une entrave à la productivité de l’entreprise. Effectivement, les notes de frais sont généralement remplies manuellement, soit sur papier, soit sur un logiciel de type tableur tel que Microsoft Excel.

Cependant, ces dernières années, un nombre croissant d’entreprises se sont mises à automatiser cette activité laborieuse. Grâce à d’excellents outils de gestion tels que ceux proposés par kammi.fr, la dématérialisation des notes de frais est désormais accessible à tous !

Pour en apprendre davantage sur les notes de frais et sur comment les gérer au mieux, nous vous invitons à jeter un coup d’œil à cet article.

Note de frais : comprendre le concept

Concrètement, la note de frais est un document officiel délivré par le salarié qui lui permet d’obtenir un remboursement des frais professionnels engagés lors de son travail.

La rédaction de notes de frais détaillées et formelles est un élément essentiel au bon fonctionnement de l’entreprise, dans le sens où elle assure une gestion optimale de la comptabilité.

Les dépenses incluses dans une note de frais sont souvent liées aux repas, à l’hébergement, au déplacement et aux voyages. Il va sans dire que toutes ces charges doivent être en rapport avec les engagements contractuels et être effectuées dans un cadre professionnel. Par ailleurs, les entreprises sont tenues de couvrir les frais de leurs employés si ceux-ci sont victimes de dommages lors d’une mission professionnelle.

Comment gérer les notes de frais de matière optimale

La gestion des notes de frais est une opération délicate à mener avec la plus grande précision. De fait, les salariés sont tenus de conserver toutes les traces de leurs dépenses s’ils souhaitent se faire rembourser par l’entreprise.

Pour une gestion optimale, le collaborateur doit joindre les justificatifs des sommes dépensées à sa note de frais avant de la remettre à son supérieur. Il s’agit notamment des factures de restaurants, d’hôtels, de titres de transport (avion, bus, train) et d’autres commodités.

Si le suivi manuel de toutes les dépenses est certes un bon moyen de se faire rembourser, il est loin d’être le plus pratique. Entre la nécessité de conserver tous les documents, de les saisir manuellement sur le clavier ou de les rédiger au stylo, et enfin de les soumettre, le moins que l’on puisse dire, c’est que le processus est pénible !

Fort heureusement, il existe un autre moyen permettant de faire le suivi des notes de frais sans nuire à votre productivité ni investir trop de ressources. Cette solution n’est autre que l’automatisation de la gestion, réalisée à l’aide d’un logiciel note de frais ! Nous évoquons justement les avantages qui découlent de cette méthode dans la partie suivante…

Avantages de la dématérialisation des notes de frais

La digitalisation des notes de frais grâce à un note de frais logiciel permet entre autres de :

– gagner un temps précieux qui peut être redirigé vers des tâches plus importantes.

– réduire le temps administratif sans valeur ajoutée.

– réduire le risque d’erreur humaine grâce au software.

– bénéficier d’une idée claire et concise du budget consacré à la mobilité des employés de l’entreprise.

– transférer facilement les données de dépenses à l’expert-comptable afin d’obtenir des bilans détaillés.