Le logiciel de caisse doit-il gérer le code barre ?

Avec les évolutions technologiques de ces dernières années, il devient possible d’étendre le champ des fonctionnalités du logiciel de caisse. L’un des accessoires qu’on lui associe le plus souvent est le lecteur de code barre. Cette association, qui devient de plus en plus fréquente, est-elle vraiment bénéfique ? Faut-il vraiment laisser le logiciel de caisse gérer le code barre ? Le tour de la question en trois points.

L’association logiciel de caisse et lecteur de code barre pour une meilleure gestion

Le logiciel de caisse est un outil de gestion très utile des encaissements du comptoir. En effet, ce logiciel, souvent associé à un terminal de caisse, sert de caisse enregistreuse en même temps qu’il permet une prise en charge de divers autres aspects de l’activité commerciale : génération de tickets de ventes, gestion des stocks, etc. Le logiciel de caisse, lié à un lecteur de code barre, facilite la gestion des stocks. Dans les commerces de prêt-à-porter par exemple où les articles se déclinent en différentes tailles et couleurs, la présence d’un logiciel de caisse associé à un lecteur de code barre rend plus simple la gestion du couple taille/couleur des articles.

Il permet également, le cas échéant, de créer à l’avance des périodes de solde ou de promotion, dont les prix choisis s’appliqueront de facto à la date déterminée. De même, les logiciels de caisse dotés d’une fonctionnalité de gestion du code barre, comme ceux fournis par Apitic, se révèlent extrêmement utiles dans le suivi des marchandises. Il est en effet possible, avec de pareils logiciels, de connaître en temps réel l’inventaire des stocks disponibles et de bénéficier ainsi d’une meilleure réactivité face aux attentes des clients. Leur utilisation réduit également de façon sensible le risque d’erreur. Ces logiciels peuvent même, dans certaines circonstances, servir de dispositif de sécurisation grâce auquel peuvent être produites des preuves surtout en matière fiscale. Si vous êtes désireux d’en savoir un peu plus sur les terminaux de paiement, veuillez consulter le site Gataka.

La gestion du code barre, gage d’un gain de temps considérable

Les logiciels de caisse gérant le code barre permettent aussi de gagner un temps considérable dans le processus de vente. Leur utilisation présente plusieurs avantages :

un traitement plus rapide des commandes,

une ventilation automatique en fin de journée en fonction du mode de paiement

une ventilation des recettes que ce soit par jour, par semaine ou par mois.

Le travail de l’expert-comptable est ainsi facilité. Un autre avantage que l’on a à utiliser un logiciel de caisse doté de la fonctionnalité de gestion de code barre, est la possibilité qu’il offre de scanner la carte de fidélité des clients, leur permettant ainsi par exemple d’effectuer facilement des paiements par chèque cadeau.

La réglementation en vigueur pour les logiciels de point de vente

Les logiciels de point de vente ne sont pas obligatoires même s’ils sont recommandés pour tous les commerces. Néanmoins, ceux qui en possèdent doivent se soumettre à une réglementation stricte. Pour que ces logiciels qui permettent de sécuriser les données enregistrées puissent remplir au mieux leur tâche, qu’ils prennent en charge le code barre ou pas, ils doivent, depuis le 1er janvier 2018, satisfaire à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage de données. Tous les détenteurs d’un tel logiciel doivent apporter la preuve de sa conformité à toutes ces différentes conditions au moyen d’un certificat d’un organisme tiers ou d’une attestation de l’éditeur. Le certificat est délivrable par l’AFNOR ou le LNE. À défaut de la présentation d’une telle preuve, le détenteur en défaut risque une sanction de 7500 € assorti d’un délai de 60 jours pour se mettre en conformité.